重庆网站公司

如何最大限度地利用你的虚拟会议?

在家工作不可避免地需要寻找与同事沟通的新方法。对于我们大多数人来说，适应新的工作方式需要使用Zoom、微软团队或Skype等视频会议软件。虽然视频通话并不是什么新鲜事，但我们对视频通话的依赖却是新鲜事，而且这种突然的变化意味着许多人不得不立即适应技术变化，此外，世界各地的社会还面临着其他生活方式的改变。

在某些情况下，员工立即切换到虚拟会议，会导致注意力分散和不可避免的技术问题导致的干扰降低了参与度。“Zoom疲劳”现象已经被广泛报道，一个工作日里经常会有接二连三的视频通话，让人疲惫不堪，以至于没有多少时间来做其他事情。

通过遵循以下简单的指导，确保你能从虚拟会议中获得最大的收获，并找出如何将这些想法转化为适合你的团队的想法。

1. 生产的指导方针

同样，公司也有办公室行为规范，一套简短的数字沟通指南将有助于在虚拟世界中维护公司文化。这可能涉及提醒人们他们的个人责任-其中一些将在下面概述-或制定使用技术和特殊功能的指导方针。以下几个方面可以包含在本文档中，它们都是为了帮助您的虚拟会议尽可能顺利和高效地进行。

2. 简化

远程工作的团队应该清楚，大多数技术责任都是个人的，应该这样处理。会议中突然出现并耗费时间的问题可能包括连接问题、糟糕的视频或音频质量或令人分心的背景。个人可以在会议前测试自己的安排，并提前几分钟进行准备。

充分利用技术来减少干扰，使用功能，如放大虚拟背景和hello背景。让你的团队聚集在同一个虚拟的桌子旁是一种有趣的方式，同时也减少了背景的视觉干扰，增加了团队的隐私。

3.回到基础知识

严格的议程和会议角色在实际会议中可能不那么重要，特别是在团队成员彼此了解到可以继续手头的任务的情况下。然而，在虚拟会议中，我们所依赖的正常社交线索在面对面时离开了虚拟窗口。

在一个清晰的议程中定义你的目标，并将其作为预读分发，这将有助于节省会议时间，特别是当人们在不同的团队之间流动时。这些信息可以保存在电话邀请中，并在会议开始时放入聊天框，方便人们查阅。

分配一个会议椅子是一种简单的方法，可以帮助你保持虚拟会议的正常进行，并适当地限制花在主题上的时间，以避免事情超出必要的时间。扮演其他角色，如“聊天调解员”，从边聊中提取任何重要信息或问题(如果在使用)，可能有助于促进对话，让每个人都参与进来。

4. 增加互动

让每个人都参与其中在最好的情况下都很困难，在虚拟会议中就更难了。在会议期间与每个人进行核对，询问他们的想法是确保人们关注的一个简单方法，但你也可以尝试探索在正常会议中通常不会出现的额外功能。例如，共享屏幕处理文档或使用虚拟白板可以帮助人们避免关机。

5. 保持简短

尽可能将你的虚拟会议时间控制在30-45分钟，而不是假设每件事都要持续至少一个小时。虽然有时候和同事聊天很愉快，但一天六个电话超过一个小时会让你筋疲力尽，并降低你的整体工作效率。有了明确的议程和良好的时间管理，大多数会议都可以减半。

无论你的虚拟会议的时间有多长，最后都要以积极和富有成效的方式结束，行动清晰，面带微笑。